De 8 voordelen van employee self service (2024)

Administratieve handelingen kosten veel tijd. Veel van deze taken kan de HR-afdeling terugleggen bij medewerkers. Dit valt onder employee self service. Medewerkers zorgen hiermee voor de eigen gegevens. Dit scheelt de HR veel tijd en geeft medewerkers meer autonomie. Denkt u er ook over na om gebruik te maken van een self service systeem voor uw personeel? In dit blog geven we u de 8 voordelen.

Wat is employee self service

De betekenis van employee self service (ESS) is medewerkers zelf laten beschikken over de personeelsgegevens. Hiermee verspreidt u de druk van administratieve taken over de gehele organisatie. Dit doet u middels een self service portaal: een online omgeving waar het personeel toegang toe krijgt om zelf gegevens in te zien, aan te passen en door te voeren. Voorbeelden van self service taken zijn:

  • Afwezigheid en verlof aanvragen
  • HR-gegevens raadplegen
  • Uren boeken en declareren op projecten of kostenplaatsen
  • Digitale handtekening voor documenten

ESS houdt verantwoordelijkheid voor de werknemers in. Daarom zijn er voor de online omgeving gradaties in te stellen voor de hoeveel verantwoordelijkheid die de HR overdraagt.

Waarom gebruik maken van ESS tool

Zelfstandigheid op gebied van personeelsadministratie geeft medewerkers meer invloed op de eigen gegevens. Daarnaast zorgt het systeem voor één centraal punt waar wijzigingen worden doorgegeven. Losse aantekeningen en mails over verlofaanvragen worden dus verleden tijd. Hierdoor kan de HR effectiever werken. Dit bewerkstelligt u met een ESS tool.

Uw organisatie creëert tevens een werknemersbetrokkenheid die het gehele HR-proces stroomlijnt. Medewerkers die zelf over roosterzaken beschikken, zijn doorgaans tevreden, wat een positieve werksfeer beïnvloedt. Dit leidt tot een algehele productievere organisatie.

Voordelen van een self service portaal

De keuze voor employee self service hangt af van de hoeveelheid verantwoordelijkheid die bedrijven af willen staan. De voordelen beginnen dan ook bij het beheren van de soorten toegang. Verder levert ESS u de volgende 8 voordelen op:

  • Informatie altijd actueel
    Medewerkers kunnen real time informatie aanpassen en invoeren. Daardoor zijn de ingevoerde gegevens altijd actueel. Geen losse mails en afspraken meer die nog doorgevoerd moeten worden.
  • Strategisch HR
    De HR-afdeling bespaart veel administratieve handelingen die het personeel zelf invoert. Hierdoor heeft de afdeling tijd voor strategische werkzaamheden waar ze voor opgeleid zijn.
  • Flexibel aanvragen doorvoeren
    Doordat de ESS tool 24/7 live is, kunnen medewerkers zelf waar en wanneer het uitkomt zaken regelen. Ze hoeven niet te wachten tot de informatie doorgevoerd is door een HR-medewerker en er ontstaat over het algemeen minder verwarring over de aangevraagde verlofdagen of het ingevoerde ziekteverzuim.
  • Efficiënte administratie
    Live inzicht en self service voor medewerkers zorgt voor actuele informatie. Dit scheel veel administratieve handelingen, zoals alle medewerkers op de hoogte stellen van het nieuwe rooster, verlofaanvragen via de mail goedkeuren of medewerkers informeren over de gewerkte uren. Of denk ook aan de efficiëntie van digitale verlofregistratie.
  • Betrokken medewerkers
    Employee self service geeft medewerkers inzicht in de eigen gegevens. De HR-afdeling werkt hierdoor op een transparante wijze. De open communicatie geeft uw organisatie een positief beeld. U zorgt hiermee voor tevreden personeel.
  • Kosten verlagend
    Het uitvoeren van administratieve taken als uren invoeren, verlofaanvragen behandelen en ziekteverzuim bijhouden, kost de HR-afdeling veel tijd. Door deze eenvoudige taken bij medewerkers zelf neer te leggen, bespaart het de HR veel uren in de week. Hierdoor komt veel tijd vrij voor strategische werkzaamheden.
  • Betrouwbare analyse
    Personeelsadministratie betekent dat er veel data wordt verwerkt. Door deze data bij te houden in één systeem, blijven de gegevens overzichtelijk. In een ESS kunt u tevens analyses maken. Bijvoorbeeld van de gewerkte uren per medewerker of project. Hierdoor ontstaan betrouwbare HR-inzichten voor de toekomst.
  • Minder foutgevoelig
    Doordat de HR-afdeling niet meer hoeft te werken met losse documenten, mondeling gemaakte afspraken of Excellijsten aan informatie, is de kans op menselijke fouten verlaagd. Medewerkers voeren zelf de gegevens in, waardoor er minder discussies ontstaan of fouten door verkeerd overgenomen informatie.

Aandachtspunten om rekening mee te houden

Wilt u overgaan op employee self service? Houd er dan rekening mee dat medewerkers het gevoel kunnen hebben dat er meer taken bij hen neergelegd worden. Deze bezwaren kunt u ondervangen door van tevoren iedereen duidelijk voor te lichten over de verwachtingen en hoe de self service werkt.

In de kern zorgt ESS er namelijk voor dat medewerkers sneller de aanvragen doorgevoerd krijgen en zaken gedaan krijgen. En een eigen regie zorgt voor een transparante werkomgeving, wat de werksfeer positief beïnvloedt.

Functionaliteiten van een ESS tool

Er zijn verschillende tools op de markt die u in kunt zetten om medewerkers inzicht in de personeelsgegevens te geven. Waarop wilt letten, is dat u voor een tool kiest die zowel voor de HR-afdeling geschikt is als de medewerkers. Zo houdt de HR de regie:

  • Afwezigheidsaanvragen bekijken en goedkeuren
  • Planning met real time gegevens updaten
  • Informatie over het team raadplegen
    1. Werknemersdossier
    2. Aanwezigheidsplanning
    3. Tegoeden

Geavanceerde ESS tool: Mijn Kelio

Mijn Kelio is een voorbeeld van een employee self service portaal. Hier kunt u voor iedere medewerker een persoonlijk account aanmaken. Uniek aan Mijn Kelio is de tijdregistratie module. Medewerkers kunnen niet alleen verlofaanvragen, de uren registreren of boeking correcties aanvragen. In de Kelio software kunnen medewerkers ook gebruikmaken van tijdregistratie mogelijkheden:

  • Aanwezigheid registreren (eventueel op projecten of kostenplaatsen)
  • Aankomst, pauze, werkbezoeken en vertrek boeken
  • Boekingen en tellers raadplegen
    1. Overuren
    2. Jaarplanning
    3. Bonussen
  • Maandrapportage raadplegen

Kies ook voor employee self service van Mijn Kelio

Bent u klaar voor de volgende stap in automatisering van werkprocessen en wilt u meer focus op strategische werkzaamheden van de HR-afdeling? Dan is dit het geschikte moment om te kiezen voor een ESS tool.

Kelio heeft meer dan 30 jaar ervaring op het gebied van personeelsplanning. U krijgt een ESS portaal voor elke medewerker, waar u naast personeelsadministratie ook taken met betrekking tot de aan- en afwezigheid in beheer geeft bij medewerkers zelf.

Wilt u meer weten over de mogelijkheden voor uw bedrijf? Neem gerust contact met ons op. We laten u graag zien welke ESS functies aansluiten bij uw wensen en toekomst doelen.

NEEM CONTACT OP

De 8 voordelen van employee self service (2024)

FAQs

What is self service for employees? ›

Employee self-service (ESS) is the way in which employees can access HR-related information and software directly through a company's intranet or web portal.

What is employee self service responsibility? ›

Definition: Employee self-service enables employees and managers to use digital self-service applications to maintain personal information, initiate approval processes, and manage development plans. In the past, companies handled their personnel processes on paper or via email.

How do I contact Massachusetts employee self service? ›

The link to Employee Self Service has not changed. Visit https://www.mass.gov/employee-self-service to login and record your time. If your agency is supported by the MassHR Employee Service Center (ESC) and you need assistance using the system, contact the ESC at 617-979-8500. TTY 617-248-0546.

Do employees prefer self service? ›

31% of employees prefer digital self-service to human contact when getting help with difficult problems.

How does self-service work? ›

A self-service kiosk is an interactive tablet or touchscreen computer that allows a customer to access information or services without directly interacting with a person.

What is self-service benefits? ›

A self-service system is customizable to meet each consumer's needs and requirements. This allows consumers to access information and services that are relevant to them, improving their experience. Consumers also have more autonomy to resolve issues on their own, which is a distinct advantage.

What is self-service payroll? ›

With ESS, employees have more autonomy and flexibility to manage their personal information, benefits and payroll choices. They can access their account whenever they want to request time off, view their pay statements, complete open enrollment and much more.

What is considered self-service? ›

Self-service definition: a fast and easy way for customers to find answers to simple questions about products, services, and policies. Key self-service channels include your help center, customer portal, and customer community. Self-service channels are a win-win for customers and companies.

What does my self-service mean? ›

: the serving of oneself (as in a restaurant or gas station) with goods or services to be paid for at a cashier's desk or by using a coin-operated mechanism or a credit or debit card. self-service adjective.

How do I activate an employee on ESS? ›

Select Activate/Deactivate/All “Employee filter” drop down. The employee details will be listed. You can check the box against “ALL” or check the box against the specific employee. Click “Activate” and the email ids will be activated to create the ESS logins.

How do I become self employed in Massachusetts? ›

Depending on your business, you may need to file with the Secretary of the Commonwealth. You may also need to get a business certificate (DBA) to operate in your city or town, get an Employer Identification Number (EIN), and create a MassTaxConnect account to make required state tax payments.

What is ESS self service portal? ›

Normally, ESS portals allow employees the freedom to access and/or manage to the following: Employee personal data, such as banking and contact information. Time off requests and and managing scheduling changes. Payroll and benefits information. Employees can use an ESS portal/HRIS to communicate directly with HR.

What disadvantages might result from employee self-service? ›

Explore nine common disadvantages of self-service options.
  • Confusing navigation. Self-service platforms should be simple and intuitive to navigate across channels. ...
  • Lack of attention. ...
  • Inflexibility. ...
  • Doesn't incorporate feedback. ...
  • Constrains users. ...
  • Creates extra work. ...
  • Lacks human interaction. ...
  • Makes personalization difficult.
Aug 30, 2022

Why use employee self-service? ›

ESS software allows employees to handle routine admin tasks, including updating personal information, accessing pay stubs, and requesting time off (instead of the designated HR rep). This automation minimizes the need for manual data entry, allowing HR professionals to focus on more strategic initiatives.

Why do people move to self-service? ›

Self-service allows customers to resolve issues quickly without the delays of traditional methods. 69% of customers prefer to resolve issues on their own before contacting support. Self-service offers 24/7 access to information, making it a convenient option for users.

What is self-service with example? ›

The idea is to be a quick, efficient, and intelligent way for customers to get help without having to call the company's human services. ATMs, as mentioned above, are an excellent example: the consumer can carry out a range of procedures on their own, without having to wait in line at a bank.

What is the purpose of using ESS? ›

An executive information system (EIS), also known as an executive support system (ESS), is a type of management support system that facilitates and supports senior executive information and decision-making needs. It provides easy access to internal and external information relevant to organizational goals.

References

Top Articles
Latest Posts
Recommended Articles
Article information

Author: Aracelis Kilback

Last Updated:

Views: 5273

Rating: 4.3 / 5 (64 voted)

Reviews: 87% of readers found this page helpful

Author information

Name: Aracelis Kilback

Birthday: 1994-11-22

Address: Apt. 895 30151 Green Plain, Lake Mariela, RI 98141

Phone: +5992291857476

Job: Legal Officer

Hobby: LARPing, role-playing games, Slacklining, Reading, Inline skating, Brazilian jiu-jitsu, Dance

Introduction: My name is Aracelis Kilback, I am a nice, gentle, agreeable, joyous, attractive, combative, gifted person who loves writing and wants to share my knowledge and understanding with you.